Menghindari Kegagalan Penerapan ERP

Satu hal yang harus secara sungguh-sungguh dipahami oleh manajemen setiap perusahaan yang berniat untuk menerapkan sistem ERP adalah bahwa yang “dibeli” oleh perusahaan tersebut bukanlah hanya sebuah aplikasi atau software semata, namun merupakan suatu “komitmen” untuk menerapkan sebuah paradigma bisnis baru yang berorientasi pada proses bisnis (business process). Dalam kerangka perspektif baru ini, seluruh SDM perusahaan harus memiliki komitmen untuk merubah budaya kerjanya dari yang semula bersifat departemental (atau kompartemental, terpisah dalam sejumlah divisi-divisi tertentu) menjadi yang lebih berorientasi pada rangkaian proses lintas sektoral (cross departmental mode). Batasan-batasan struktur organisasi yang selama ini kerap memisahkan antara satu bagian dengan bagian yang lain harus dapat “dirubuhkan” demi terjalinnya kerjasama antar bagian secara terintegrasi, terpadu, dan holistik.

Terkait dengan dilibatkannya konsultan atau pihak ketiga dalam implementasi sistem ERP, harus dipegang erat prinsip kemitraan strategis sebagai berikut:

• Yang paling mengetahui mengenai seluk beluk perusahaan yang menerapkan sistem ERP adalah segenap pimpinan, manajemen, dan karyawan perusahaan tersebut, karena merekalah yang sehari-harinya terjun langsung dalam kegiatan operasional.
• Konsultan memiliki metodologi, pengalaman, dan pengetahuan yang handal dalam hal penerapan sistem ERP di sejumlah perusahaan dalam beragam industri, sehingga daripadanya dapat diperoleh knowledge-based resources yang sangat berguna bagi perusahaan.
• Dengan memadukan sumber daya yang dimiliki perusahaan dan pengetahuan yang dikuasai oleh konsultan tersebut, niscaya akan didapatkan sebuah usaha implementasi sistem ERP yang berhasil dan sukses.Menurut hasil kajian beberapa lembaga penelitian, penyebab kegagalan implementasi sistem ERP berasal dari 3 (tiga) stakeholder utamanya, yaitu: management yang mewakili pihak perusahaan, vendors sebagai pihak ketiga yang membantu implementasi sistem ERP, dan user sebagai pihak yang menggunakan sistem tersebut. Ringkasan penyebabnya adalah sebagai berikut:

Management

• Kurangnya dukungan dan komitmen dari pimpinan puncak dan manajemen perusahaan, sehingga inisiatif sistem ERP yang digulirkan berjalan dengan tersendat-sendat.
• Buruknya perencanaan yang disusun oleh pihak manajemen sehingga ketika ingin dieksekusi mengalami banyak hambatan dan kesulitan.
• Ketidakinginan manajemen dalam “merubah paradigma” berpikir maupun bekerja – lebih senang kondisi status quo – sehingga berbagai prasyarat utama untuk menjalankan atau mengimplementasikan sistem ERP tidak tercapai.
• Ekspektasi yang terlampau berlebihan dari pihak manajemen terhadap sistem ERP yang ingin diterapkan tanpa perduli dengan isu-isu terkait dengan cara atau pendekatan atau strategi menerapkan sistem tersebut secara efektif.
• Pendefinisian kebutuhan yang kabur, sehingga ruang lingkup sistem ERP yang ingin diterapkan menjadi tidak jelas yang tentu saja mempertinggi resiko kegagalan dalam implementasinya.
• Sosialisasi mengenai sistem ERP yang buruk kepada segenap karyawan perusahaan sehingga banyak pihak yang menolak dibandingkan dengan yang mendukung.

Vendors

• Kurangnya pengalaman dari vendor maupun orang-orang yang ditugaskan untuk mengimplementasikan sistem ERP, terutama untuk ruang lingkup penugasan serupa di industri yang sejenis.
• Tidak mampu memberikan pemahaman dan penjelasan yang baik dan benar mengenai paradigma yang dipergunakan dalam sistem ERP kepada mereka yang berkepentingan sehingga seringkali terjadi kekeliruan dalam cara memandangnya.
• Pemilihan aplikasi ERP yang keliru, atau tidak sesuai dengan situasi dan kondisi perusahaan yang membutuhkannya.
• Salah dalam usaha membantu manajemen dalam mendefinisikan kebutuhannya sehingga ketika ERP diterapkan, tidak memberikan hasil sebagaimana yang diharapkan oleh para stakeholder terkait.
• Tidak memberikan pelatihan yang memadai dan efektif kepada segenap stakeholder sistem ERP sehingga mereka dapat menggunakan dan memanfaatkannya secara baik.

Users

• Ketidakinginan para user untuk merubah cara kerja dalam beraktivitas sehari-hari sehingga selalu menentang segala bentuk inisiatif semacam sistem ERP yang pada dasarnya membutuhkan keinginan dan kemampuan untuk bekerja dengan cara yang lebih efektif dan efisien.
• Harapan yang berlebihan dan cenderung keliru terhadap sistem ERP dimana biasanya para user menganggap bahwa teknologi informasi dan software dapat menyelesaikan segala masalah dan kesulitan yang ada.
• Kurangnya porsi pelatihan bagi para user agar yang bersangkutan memiliki kompetensi dan keahlian yang memadai untuk menjalankan sistem ERP.

Tiga kata kunci yang harus selalu dimiliki oleh segenap pimpinan puncak dan manajemen yang ingin menerapkan sistem ERP, yaitu yang dikenal dengan 3C: Commitment dari seluruh jajaran manajemen dan karyawan, Communication yang selalu berlangsung terus-menerus agar tidak terjadi kesalahpahaman, dan Consistency yang tinggi dalam usaha untuk menerapkan sistem ERP di tubuh perusahaan.

ERP

SCM, ERP & CRM, Mana yang Lebih Dulu

Tipe aplikasi yang dibutuhkan oleh perusahaan pada dasarnya di-drive oleh rangkaian proses bisnis yang ada. Secara garis besar, proses-proses bisnis perusahaan dapat diklasifikasikan menjadi dua jenis. Jenis pertama adalah proses bisnis utama atau proses bisnis inti atau yang kerap dikenal sebagai core business process dimana merupakan sejumlah rangkaian proses bisnis yang terkait langsung dengan usaha penciptaan produk atau jasa yang ditawarkan kepada pelanggan. Sementara itu, jenis kedua adalah beragam rangkaian proses pendukung atau supporting process yang merupakan sejumlah aktivitas di dalam perusahaan yang bertujuan untuk membantu terselenggaranya proses bisnis utama secara baik. Berbagai teori dasar manajemen kerap membedakan kedua jenis proses bisnis ini berdasarkan sejumlah karakteristik dan perspektif, seperti:

• Proses utama merupakan sebuah aktivitas yang memiliki nilai tinggi (value added activities), karena berkaitan langsung dengan usaha penciptaan nilai terhadap produk atau jasa yang ditawarkan perusahaan kepada pelanggannya, sementara proses pendukung merupakan aktivitas “tanpa nilai” (non value added activities) karena keberadaannya yang “tidak terlihat” dari sisi pelanggan;
• Proses utama terkait dengan sumber pendapatan perusahaan (revenue stream sources), sementara proses pendukung berasosiasi dengan sumber pengeluaran perusahaan (cost center);
• Proses utama merupakan inti atau fokus persaingan bisnis antara satu perusahaan dengan perusahaan lainnya, karena terkait dengan kompetensi utama yang dimiliki perusahaan (core competence). Sementara, proses pendukung tidak lain hanyalah merupakan aktivitas penunjang semata, sehingga banyak perusahaan yang memutuskan untuk mengalihdayakan aktivitas ini ke pihak mitra bisnis lain (outsourcing decision); dan lain sebagainya.

Dengan kata lain, strategi pemilihan dan pengadaan aplikasi akan sangat tergantung dari hasil pemetaan, dengan mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut:

• Beli atau kembangkanlah aplikasi yang terkait dengan proses bisnis utama terlebih dahulu, karena pada rangkaian proses-proses inilah inti dari persaingan sebenarnya terjadi, contohnya:
• Jika perusahaan tersebut adalah perusahaan manufaktur, maka keberadaan aplikasi berbasis ERP menjadi sangat penting; 
• Jika perusahaan tersebut bergerak di bidang retail dan distribusi, maka aplikasi berbasis SCM menjadi krusial; 
• Jika perusahaan tersebut bergerak di bidang jasa/pelayanan pelanggan, maka aplikasi berbasis CRM menjadi hal mutlak yang harus dimiliki;
• Jika perusahaan tersebut bergerak di bidang konsultasi, maka aplikasi berbasis Knowledge Management (KM) menjadi sangat penting; dan lain sebagainya.
• Setelah itu barulah dipertimbangkan untuk membeli atau mengembangkan aplikasi backoffice untuk membantu proses pendukung, seperti: akuntansi dan keuangan, logistik, administrasi, sumber daya manusia, dan lain sebagainya.
• Hakekat dari kedua jenis proses atau aplikasi di atas mempengaruhi pula prinsip dan strategi pengadaan yang ada. Untuk aplikasi utama, biasanya akan dilakukan aktivitas analisa biaya dan manfaat (cost and benefit analysis) untuk menjustifikasi investasi yang dikeluarkan. Sementara untuk aplikasi pada proses pendukung, akan lebih memperhatikan aspek efisiensi dalam mempertimbangkan pembiayaan pengadaan aplikasinya

ERP

ERP

ERP adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan. Atau dengan kata lain ERP digunakan untuk mengelola seluruh aktifitas perusahaan termasuk keuangan, produksi, HRD, marketing, supply chain, logistics, dll. SAP adalah perusahaan yang memiliki pangsa pasar (marketshare) terbesar di dunia untuk software ERP.

Karakter Sistem ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda dengan Front Office System yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk e-Commerce , Customer Relationship Management (CRM), e-Government dan lain-lain.
ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda dengan Front Office Syistem ,yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk e-Commerce , Customer Relationship Management (CRM), e-Government dan lain-lain. Konsep ERP dapat dijalankan dengan baik,jika didukung aplikasi dan infrastruktur komputer baik Hardware / software sehingga pengolahan dapat dilakukan dengan mudah .
ERP berkembang dari Manufacturing Resource Planning ( MRP II) dimana MRP II sendiri adalah hasil evolusi dari Material Requirement Planning (MRP) yang berkembang sebelumnya. Sistem ERP secara modular biasanya menangani proses manufaktur, logistik, distribusi, persediaan (inventory), pengapalan, invoice dan akuntasi perusahaan. Ini berarti bahwa sistem ini nanti akan membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas dan sumber daya manusia.
Sistim ERP dibagi atas beberapa sub-sistim yaitu sistim Financial, sistim Distribusi, sistim Manufaktur, sistim Maintenance dan sistim Human Resource. Industri analis TI seperti Gartner Group dan AMR Research telah sejak awal tahun 90an memantau dan menganalisa paket-paket aplikasi yang tergolong dalam sistim ERP. Contoh paket ERP antara lain: SAP, Baan, Oracle, IFS, Peoplesoft dan JD.Edwards.
Untuk mengetahui bagaimana sistim ERP dapat membantu sistim operasi bisnis kita, mari kita perhatikan suatu kasus kecil seperti di bawah ini :
Katakanlah kita menerima order untuk 100 unit Produk A. Sistim ERP akan membantu kita menghitung berapa yang dapat diproduksi berdasarkan segala keterbatasan sumber daya yang ada pada kita saat ini. Apabila sumber daya tersebut tidak mencukupi, sistim ERP dapat menghitung berapa lagi sumberdaya yang diperlukan, sekaligus membantu kita dalam proses pengadaannya. Ketika hendak mendistribusikan hasil produksi, sistim ERP juga dapat menentukan cara pemuatan dan pengangkutan yang optimal kepada tujuan yang ditentukan pelanggan. Dalam proses ini, tentunya segala aspek yang berhubungan dengan keuangan akan tercatat dalam sistim ERP tersebut termasuk menghitung berapa biaya produksi dari 100 unit tersebut.

Beberapa keuntungan penggunaan ERP :

• Integrasi data keuangan : Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik
• Standarisasi Proses Operasi : Menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk
• Standarisasi Data dan Informasi : Menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yg berbeda-beda

Suksesor Penerapan
Syarat sukses memilih ERP Pengetahuan dan Pengalaman Pengetahuan adalah pengetahuan tentang bagaimana cara sebuah proses seharusnya dilakukan, jika segala sesuatunya berjalan lancar Pengalaman adalah pemahaman terhadap kenyataan tentang bagaimana sebuah proses seharusnya dikerjakan dengan kemungkinan munculnya permasalahan. Pengetahuan tanpa pengalaman menyebabkan orang membuat perencanaan yang terlihat sempurna tetapi kemudian terbukti tidak bisa diimplementasikan. Pengalaman tanpa pengetahuan bisa menyebabkan terulangnya atau terakumulasinya kesalahan dan kekeliruan karena tidak dibekali dengan pemahaman yg cukup.

Penerapan ERP
Berikut ini adalah ringkasan poin-poin yg bisa digunakan sebagai pedoman pada saat implementasi ERP:

• ERP adalah bagian dari infrastruktur perusahaan, dan sangat penting untuk kelangsungan hidup perusahaan.
• Semua orang dan bagian yang akan terpengaruh oleh adanya ERP harus terlibat dan memberikan dukungan ERP ada untuk mendukung fungsi bisnis dan meningkatkan produktivitas, bukan sebaliknya.
• Tujuan implementasi ERP adalah untuk meningkatkan daya saing perusahaan Pelajari kesuksesan dan kegagalan implementasi ERP, jangan berusaha membuat sendiri praktek implementasi ERP.
• Ada metodologi tertentu untuk implementasi ERP yang lebih terjamin keberhasilannya.
• Gagalnya ERP : Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran Pre-implementation tidak dilakukan dengan baik, Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya, Orang-orang tidak disiapkan untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru

Latar Belakang

• Investasi ERP sangat mahal dan pilihan ERP yang salah bisa menjadi mimpi buruk
• ERP yang berhasil digunakan oleh sebuah perusahaan tidak menjadi jaminan berhasil di perusahaan yang lain
• Perencanaan harus dilakukan untuk menyeleksi ERP yg tepat
• Bahkan dalam beberapa kasus yang ekstrim, evaluasi pilihan ERP menghasilkan rekomendasi untuk tidak membeli ERP, tetapi memperbaiki Business Process yang ada
• Tidak ada ‘keajaiban’ dalam ERP software. Keuntungan yang didapat dari ERP adalah hasil dari persiapan dan implementasi yang efektif
• Tidak ada software atau sistem informasi yang bisa menutupi business strategy yang cacat dan business process yang ‘parah’
• Secara singkat, tidak semua ERP sama kemampuannya dan memilih ERP tidaklah mudah (paling tidak, tidaklah sederhana), dan memilih ERP yang salah akan menjadi bencana yang mahal

Suksesor Penerapan

Syarat sukses memilih ERP Pengetahuan dan Pengalaman

• Pengetahuan adalah pengetahuan tentang bagaimana cara sebuah proses seharusnya dilakukan, jika segala sesuatunya berjalan lancar
• Pengalaman adalah pemahaman terhadap kenyataan tentang bagaimana sebuah proses seharusnya dikerjakan dengan kemungkinan munculnya permasalahan
• Pengetahuan tanpa pengalaman menyebabkan orang membuat perencanaan yang terlihat sempurna tetapi kemudian terbukti tidak bisa diimplementasikan
• Pengalaman tanpa pengetahuan bisa menyebabkan terulangnya atau terakumulasinya kesalahan dan kekeliruan karena tidak dibekali dengan pemahaman yg cukup

Pemilihan Metodologi

Metodologi yang berkaitan dengn ERP

• Ada struktur proses seleksi yang sebaiknya dilakukan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dalam memilih ERP
• Proses seleksi tidak harus selalu rumit agar efektif. Yang penting organized, focused dan simple
• Proses seleksi ini biasanya berkisar antara 5-6 bulan sejak dimulai hingga penandatanganan order pembelian ERP
• Berikut ini adalah akivitas yg sebaiknya dilakukan sebagai bagian dari proses pemilihan software ERP: analisa strategi bisnis, analisa sumber daya manusia, analisa infrastruktur dan analisa software

Analisa Strategi Usaha

• Bagaimana level kompetisi di pasar dan apa harapan dari customers?
• Adakah keuntungan kompetitif yang ingin dicapai?
• Apa strategi bisnis perusahaan dan objectives yang ingin dicapai?
• Bagaimana proses bisnis yang sekarang berjalan vs proses bisnis yang diinginkan?
• Adakah proses bisnis yang harus diperbaiki?
• Apa dan bagaimana prioritas bisnis yang ada dan adakah rencana kerja yang disusun untuk mencapai objektif dan prioritas tersebut?
• Target bisnis seperti apa yang harus dicapai dan kapan?

Analisa Sumberdaya Manusia

• Bagaimana komitment top management terhadap usaha untuk implementasi ERP?
• Siapa yg akan mengimplementasikan ERP dan siapa yg akan menggunakannya?
• Bagaimana komitmen dari tim implementasi?
• Apa yg diharapkan para calon user thd ERP?
• Adakah ERP champion yg menghubungkan top management dgn tim?
• Adakah konsultan dari luar yg disiapkan untuk membantu proses persiapan?

Analisa Infrastruktur

• Bagaimanakah kelengkapan infrastruktur yang sudah ada (overall networks, permanent office systems, communication system dan auxiliary system)
• Seberapa besar budget untuk infrastruktur?
• Apa infrastruktur yang harus disiapkan?

Analisa Perangkat Lunak

• Apakah perangkat lunak tersebut cukup fleksibel dan mudah disesuaikan dengan kondisi perusahaan?
• Apakah ada dukungan layanan dari penyedia, tidak hanya secara teknis tapi juga untuk kebutuhan pengembangan sistem di kemudian hari
• Seberapa banyak waktu untuk implementasi yang tersedia
• Apakah perangkat lunak memiliki fungsi yang bisa meningkatkan proses bisnis perusahaan

ERP