Menghindari Kegagalan Penerapan ERP

Satu hal yang harus secara sungguh-sungguh dipahami oleh manajemen setiap perusahaan yang berniat untuk menerapkan sistem ERP adalah bahwa yang “dibeli” oleh perusahaan tersebut bukanlah hanya sebuah aplikasi atau software semata, namun merupakan suatu “komitmen” untuk menerapkan sebuah paradigma bisnis baru yang berorientasi pada proses bisnis (business process). Dalam kerangka perspektif baru ini, seluruh SDM perusahaan harus memiliki komitmen untuk merubah budaya kerjanya dari yang semula bersifat departemental (atau kompartemental, terpisah dalam sejumlah divisi-divisi tertentu) menjadi yang lebih berorientasi pada rangkaian proses lintas sektoral (cross departmental mode). Batasan-batasan struktur organisasi yang selama ini kerap memisahkan antara satu bagian dengan bagian yang lain harus dapat “dirubuhkan” demi terjalinnya kerjasama antar bagian secara terintegrasi, terpadu, dan holistik.

Terkait dengan dilibatkannya konsultan atau pihak ketiga dalam implementasi sistem ERP, harus dipegang erat prinsip kemitraan strategis sebagai berikut:

• Yang paling mengetahui mengenai seluk beluk perusahaan yang menerapkan sistem ERP adalah segenap pimpinan, manajemen, dan karyawan perusahaan tersebut, karena merekalah yang sehari-harinya terjun langsung dalam kegiatan operasional.
• Konsultan memiliki metodologi, pengalaman, dan pengetahuan yang handal dalam hal penerapan sistem ERP di sejumlah perusahaan dalam beragam industri, sehingga daripadanya dapat diperoleh knowledge-based resources yang sangat berguna bagi perusahaan.
• Dengan memadukan sumber daya yang dimiliki perusahaan dan pengetahuan yang dikuasai oleh konsultan tersebut, niscaya akan didapatkan sebuah usaha implementasi sistem ERP yang berhasil dan sukses.Menurut hasil kajian beberapa lembaga penelitian, penyebab kegagalan implementasi sistem ERP berasal dari 3 (tiga) stakeholder utamanya, yaitu: management yang mewakili pihak perusahaan, vendors sebagai pihak ketiga yang membantu implementasi sistem ERP, dan user sebagai pihak yang menggunakan sistem tersebut. Ringkasan penyebabnya adalah sebagai berikut:

Management

• Kurangnya dukungan dan komitmen dari pimpinan puncak dan manajemen perusahaan, sehingga inisiatif sistem ERP yang digulirkan berjalan dengan tersendat-sendat.
• Buruknya perencanaan yang disusun oleh pihak manajemen sehingga ketika ingin dieksekusi mengalami banyak hambatan dan kesulitan.
• Ketidakinginan manajemen dalam “merubah paradigma” berpikir maupun bekerja – lebih senang kondisi status quo – sehingga berbagai prasyarat utama untuk menjalankan atau mengimplementasikan sistem ERP tidak tercapai.
• Ekspektasi yang terlampau berlebihan dari pihak manajemen terhadap sistem ERP yang ingin diterapkan tanpa perduli dengan isu-isu terkait dengan cara atau pendekatan atau strategi menerapkan sistem tersebut secara efektif.
• Pendefinisian kebutuhan yang kabur, sehingga ruang lingkup sistem ERP yang ingin diterapkan menjadi tidak jelas yang tentu saja mempertinggi resiko kegagalan dalam implementasinya.
• Sosialisasi mengenai sistem ERP yang buruk kepada segenap karyawan perusahaan sehingga banyak pihak yang menolak dibandingkan dengan yang mendukung.

Vendors

• Kurangnya pengalaman dari vendor maupun orang-orang yang ditugaskan untuk mengimplementasikan sistem ERP, terutama untuk ruang lingkup penugasan serupa di industri yang sejenis.
• Tidak mampu memberikan pemahaman dan penjelasan yang baik dan benar mengenai paradigma yang dipergunakan dalam sistem ERP kepada mereka yang berkepentingan sehingga seringkali terjadi kekeliruan dalam cara memandangnya.
• Pemilihan aplikasi ERP yang keliru, atau tidak sesuai dengan situasi dan kondisi perusahaan yang membutuhkannya.
• Salah dalam usaha membantu manajemen dalam mendefinisikan kebutuhannya sehingga ketika ERP diterapkan, tidak memberikan hasil sebagaimana yang diharapkan oleh para stakeholder terkait.
• Tidak memberikan pelatihan yang memadai dan efektif kepada segenap stakeholder sistem ERP sehingga mereka dapat menggunakan dan memanfaatkannya secara baik.

Users

• Ketidakinginan para user untuk merubah cara kerja dalam beraktivitas sehari-hari sehingga selalu menentang segala bentuk inisiatif semacam sistem ERP yang pada dasarnya membutuhkan keinginan dan kemampuan untuk bekerja dengan cara yang lebih efektif dan efisien.
• Harapan yang berlebihan dan cenderung keliru terhadap sistem ERP dimana biasanya para user menganggap bahwa teknologi informasi dan software dapat menyelesaikan segala masalah dan kesulitan yang ada.
• Kurangnya porsi pelatihan bagi para user agar yang bersangkutan memiliki kompetensi dan keahlian yang memadai untuk menjalankan sistem ERP.

Tiga kata kunci yang harus selalu dimiliki oleh segenap pimpinan puncak dan manajemen yang ingin menerapkan sistem ERP, yaitu yang dikenal dengan 3C: Commitment dari seluruh jajaran manajemen dan karyawan, Communication yang selalu berlangsung terus-menerus agar tidak terjadi kesalahpahaman, dan Consistency yang tinggi dalam usaha untuk menerapkan sistem ERP di tubuh perusahaan.

Antonius Jefry

Author & Editor

Has laoreet percipitur ad. Vide interesset in mei, no his legimus verterem. Et nostrum imperdiet appellantur usu, mnesarchum referrentur id vim.